Metis Finanse | Spółka doradztwa podatkowego

W przepisach podatkowych nawet pozornie drobna formalność potrafi stać się źródłem problemów podczas kontroli, zmian kadrowych czy porządkowania dokumentacji. Dobrym przykładem jest obowiązek związany z wyznaczeniem osoby odpowiedzialnej za obliczanie, pobieranie i terminowe wpłacanie podatku.

Przez pewien czas zapowiadano jego likwidację, dlatego w obiegu pojawiły się informacje, że od 1 stycznia 2026 r. firmy będą mogły zapomnieć o tym obowiązku. Tak się jednak nie stało. Zmiana została ujęta w ustawie przyjętej przez Sejm i zaakceptowanej bez poprawek przez Senat, ale 25 sierpnia 2025 r. Prezydent odmówił jej podpisania i skierował ją do ponownego rozpatrzenia przez Sejm. W konsekwencji planowane uchylenie art. 31 nie zaczęło obowiązywać od 1 stycznia 2026 r.

Na czym polega obowiązek z art. 31?

Art. 31 Ordynacji podatkowej odnosi się do osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, które występują jako płatnicy lub inkasenci. W praktyce chodzi o wskazanie osoby, która w imieniu organizacji odpowiada za podstawowe czynności związane z rozliczeniem podatku. Do jej zadań należy przede wszystkim:

* obliczenie należnej kwoty podatku,

* pobranie podatku,

* przekazanie go w terminie właściwemu organowi podatkowemu.

Przepisy przewidują również obowiązek przekazania organowi podatkowemu danych tej osoby. Przy pierwszej wpłacie podatku trzeba wskazać jej imię, nazwisko i adres. Jeżeli osoba odpowiedzialna za te czynności się zmieni, aktualizację należy przekazać w określonym terminie. Z pozoru jest to zwykła czynność administracyjna. Problem pojawia się wtedy, gdy zmienia się pracownik działu księgowego, członek zarządu, osoba zajmująca się płacami albo zewnętrzne biuro rachunkowe. Właśnie w takich momentach łatwo przeoczyć konieczność aktualizacji dokumentacji.

Skąd wzięła się zapowiedź likwidacji tego obowiązku?

Pomysł usunięcia art. 31 był elementem szerszego pakietu zmian mających ograniczyć obciążenia administracyjne przedsiębiorców. Przyjęta przez Sejm w lipcu 2025 r. ustawa zakładała m.in. uchylenie przepisów dotyczących obowiązku wskazywania osoby odpowiedzialnej za obliczanie, pobieranie i wpłacanie podatku. Zmiana miała wejść w życie 1 stycznia 2026 r. Założenie było proste: skoro administracja podatkowa otrzymuje dane o podmiotach i osobach uczestniczących w rozliczeniach również z innych dokumentów, dodatkowe zawiadomienie może być postrzegane jako zbędna formalność. Z punktu widzenia przedsiębiorców likwidacja przepisu oznaczałaby przede wszystkim mniej dokumentów i mniej obowiązków aktualizacyjnych. W praktyce firma nie musiałaby wysyłać osobnego zawiadomienia tylko dlatego, że zmieniła się osoba zajmująca się rozliczeniami podatkowymi.

Dlaczego data 1 stycznia 2026 r. wprowadzała w błąd?

W wielu materiałach dotyczących deregulacji pojawiała się informacja, że obowiązek wynikający z art. 31 przestanie istnieć wraz z początkiem 2026 r. Taka informacja odnosiła się jednak do planowanej zmiany, a nie do przepisu, który rzeczywiście wszedł w życie. Proces legislacyjny nie został zakończony. Ustawa z 25 lipca 2025 r. została skierowana do podpisu Prezydenta, ale 25 sierpnia 2025 r. Prezydent zastosował weto. Sejm odnotował następnie wniosek o ponowne rozpatrzenie ustawy i status prac jako niezakończonych. To oznacza, że samo uchwalenie ustawy nie wystarczyło do usunięcia obowiązku. Na dzień 26 sierpnia 2026 r. obowiązujący tekst Ordynacji podatkowej nadal opiera się na aktualnym brzmieniu ustawy, a uchylenie art. 31 w ramach wspomnianej ustawy deregulacyjnej nie weszło w życie. Obowiązujący tekst jednolity Ordynacji podatkowej został ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 622.

Co to oznacza dla firmy?

Dopóki przepisy nie zostaną skutecznie zmienione, przedsiębiorcy powinni traktować art. 31 jako obowiązujący element swojej dokumentacji podatkowej. Warto więc sprawdzić, czy w firmie została prawidłowo wskazana osoba odpowiedzialna za rozliczenia oraz czy przekazane wcześniej dane są nadal aktualne. Szczególną uwagę powinny zwrócić podmioty, w których w ostatnim czasie doszło do zmian organizacyjnych. Dotyczy to między innymi sytuacji, gdy:

* zmieniła się osoba zajmująca się księgowością,

* nowy pracownik przejął obsługę podatkową,

* zmieniła się osoba odpowiedzialna za kadry i płace,

* obowiązki przejął nowy członek zarządu,

* firma rozpoczęła współpracę z innym biurem rachunkowym.

W takich przypadkach warto nie tylko zweryfikować samą dokumentację, ale także ustalić, kto faktycznie odpowiada wewnątrz organizacji za poszczególne etapy rozliczeń.

Art. 31 a pełnomocnictwo – to nie jest to samo

Jednym z częstszych nieporozumień jest utożsamianie osoby wskazanej na podstawie art. 31 z pełnomocnikiem podatkowym. To dwa różne zagadnienia. Pełnomocnictwo daje określonej osobie prawo do działania w imieniu podatnika przed organem podatkowym, np. do składania konkretnych dokumentów lub reprezentowania firmy. Z kolei obowiązek z art. 31 dotyczy wskazania osoby odpowiedzialnej za wykonywanie określonych czynności związanych z podatkiem jako płatnik lub inkasent. Nie oznacza automatycznie prawa do reprezentowania przedsiębiorcy przed urzędem. W jednej firmie funkcje te może wykonywać ta sama osoba, ale nie ma obowiązku, aby tak było.

Warto uporządkować odpowiedzialność wewnątrz organizacji

Niezależnie od tego, czy przepis w przyszłości zostanie uchylony, przedsiębiorca powinien wiedzieć, kto faktycznie odpowiada za poszczególne elementy obsługi podatkowej. W praktyce można rozdzielić kilka ról: osobę prowadzącą księgi i ewidencje, osobę przygotowującą deklaracje, osobę uprawnioną do ich podpisywania, osobę zatwierdzającą płatności oraz zewnętrzne biuro rachunkowe. Takie uporządkowanie ma znaczenie nie tylko ze względów formalnych. Ułatwia również reagowanie na błędy, zmianę pracowników czy kontrolę podatkową. Samo przekazanie księgowości biuru rachunkowemu nie oznacza bowiem automatycznego przeniesienia wszystkich obowiązków prawnych związanych z rozliczeniami.

Czy likwidacja art. 31 nadal ma znaczenie?

Tak, ale przede wszystkim jako kierunek zmian w prawie.

Deregulacja tego rodzaju pokazuje, że ustawodawca próbuje ograniczać obowiązki informacyjne, zwłaszcza wtedy, gdy przekazywane dane mają przede wszystkim charakter techniczny i nie wpływają bezpośrednio na wysokość zobowiązania podatkowego. Trzeba jednak pamiętać o podstawowej zasadzie: usunięcie obowiązku zgłoszeniowego nie oznacza zwolnienia z odpowiedzialności za prawidłowe rozliczenie podatku. Nawet gdyby art. 31 został ostatecznie uchylony, przedsiębiorca nadal będzie musiał prawidłowo obliczyć podatek, pobrać go, jeśli występuje jako płatnik, oraz przekazać należność w wymaganym terminie.

Co sprawdzić teraz?

Najbezpieczniejsze podejście jest proste: nie opierać procedur firmy na zapowiadanej zmianie, lecz na przepisach, które faktycznie obowiązują. Na dziś warto więc przejrzeć dokumentację i odpowiedzieć sobie na kilka pytań: czy wyznaczona osoba nadal pełni swoją funkcję, czy jej dane są aktualne i czy w związku ze zmianami kadrowymi nie trzeba było złożyć aktualizacji. Jednocześnie dobrze potraktować ten temat jako część szerszego przeglądu dokumentacji podatkowej. Zmiany personalne, nowe procedury księgowe czy przejęcie rozliczeń przez zewnętrznego usługodawcę często powodują, że drobne obowiązki administracyjne zostają pominięte.

Podsumowanie

Planowana likwidacja obowiązku wynikającego z art. 31 Ordynacji podatkowej nie stała się faktem od 1 stycznia 2026 r. Ustawa, która miała go znieść, została zawetowana 25 sierpnia 2025 r., a jej proces legislacyjny nie został zakończony. Dlatego przedsiębiorcy, którzy są płatnikami lub inkasentami, nadal powinni zwracać uwagę na obowiązki związane ze wskazaniem osoby odpowiedzialnej za rozliczenia. W podatkach warto kierować się nie tym, co miało wejść w życie, lecz tym, co rzeczywiście obowiązuje. W przypadku art. 31 ta różnica nadal ma bardzo praktyczne znaczenie.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 z późn. zm.).

Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks karny skarbowy oraz ustawy - Ordynacja podatkowa, druk nr 1313.