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In Zeiten einer wachsenden Zahl internationaler Transaktionen kaufen immer mehr polnische Unternehmen Waren und Dienstleistungen von ausländischen Geschäftspartnern ein. Eine solche Zusammenarbeit ist jedoch mit bestimmten steuerlichen Pflichten verbunden – insbesondere, wenn es um die Umsatzsteuer (VAT) und innergemeinschaftliche Transaktionen geht. Ein Schlüsselelement in diesen Fällen ist die Registrierung für die USt-EU (VAT-UE).

Was ist die USt-EU (VAT-UE) und wer sollte sich registrieren?

Die USt-EU ist die umgangssprachliche Bezeichnung für die Registrierung zu Zwecken innergemeinschaftlicher Transaktionen. Sie gilt für Unternehmer, die Folgendes durchführen:

innergemeinschaftlichen Erwerb von Waren (WNT),
innergemeinschaftliche Lieferung von Waren (WDT),
Bezug von Dienstleistungen von Steuerpflichtigen aus anderen EU-Ländern, für die das Reverse-Charge-Verfahren gilt.

Die Registrierung für die USt-EU erfolgt durch Einreichung des Formulars VAT-R beim zuständigen Finanzamt. Infolgedessen erhält der Unternehmer eine USt-Nummer mit dem Präfix „PL“, die bei EU-Transaktionen zu verwenden ist.

Rechtsgrundlage ist Art. 97 des polnischen Umsatzsteuergesetzes (Ustawa o VAT) vom 11. März 2004.

Ist die Registrierung für die USt-EU (VAT-UE) verpflichtend?

Die Registrierung ist nicht für alle Unternehmen obligatorisch, jedoch erforderlich, wenn irgendwelche Transaktionen mit EU-Partnern geplant sind, die in Polen der Umsatzsteuer unterliegen.

Selbst Steuerpflichtige mit Umsatzsteuerbefreiung (z. B. wegen Unterschreitens des Umsatzlimits) müssen sich vor Durchführung einer EU-Transaktion für die USt-EU registrieren – insbesondere beim Bezug von Dienstleistungen, die in Polen umsatzsteuerlich zu erfassen sind.

Folgen einer fehlenden Registrierung für die USt-EU

Eine unterlassene Registrierung kann schwerwiegende steuerliche Konsequenzen haben, u. a.:

Steuerstrafen wegen unzutreffender Umsatzsteuerabrechnung,
keine Möglichkeit des Vorsteuerabzugs bei fehlerhafter Einstufung der Transaktion,
Probleme bei der Steuererstattung, wenn die Umsatzsteuer im Ausland gezahlt wurde,
Risiko der Doppelbesteuerung – sowohl im Land des Verkäufers als auch in Polen,
keine Anwendung des 0 %-Steuersatzes bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (gemäß Art. 13 USt-Gesetz),
Einstufung der Transaktion als inländisch und Anwendung polnischer USt-Sätze,
Ablehnung der Rechnung durch den ausländischen Geschäftspartner bei fehlender USt-EU-Nummer, was die Zusammenarbeit erschweren kann.

Wie lassen sich Missverständnisse und Steuerrisiken vermeiden?

Um Steuerrisiken zu minimieren und Missverständnisse mit EU-Partnern zu vermeiden, sollte das Unternehmen:

die Registrierung zur USt-EU vor Aufnahme der Zusammenarbeit vornehmen,
sicherstellen, dass beide Parteien über aktive USt-EU-Nummern verfügen (Überprüfung im VIES-System),
die Verbringung der Waren außerhalb Polens ordnungsgemäß dokumentieren.

Was ist zu tun, wenn eine Auslandsrechnung ohne USt-EU-Registrierung eingeht?

Erhält ein Unternehmen eine ausländische Rechnung, bevor die USt-EU-Registrierung erfolgt ist, sollte es:

unverzüglich die Registrierung durch Aktualisierung der Meldung VAT-R vornehmen,
gegebenenfalls Korrekturen der USt-Abrechnungen vornehmen (gemäß Art. 108 Abs. 1 USt-Gesetz),
verspätete USt-Voranmeldungen sowie Zusammenfassende Meldungen (VAT-UE) nachreichen, sofern diese erforderlich waren.

Das Fehlen einer USt-EU-Registrierung schließt eine internationale Zusammenarbeit nicht aus, erschwert jedoch die steuerliche Behandlung erheblich und erhöht das Risiko von Unrichtigkeiten.

Rechtsgrundlagen

Gesetz vom 11. März 2004 über die Steuer auf Waren und Dienstleistungen (Umsatzsteuergesetz, Dz.U. 2024 Pos. 361), insbesondere:

Art. 9 – Definition des innergemeinschaftlichen Erwerbs (WNT),
Art. 17 Abs. 1 Pkt. 4 – Reverse Charge,
Art. 28b – Ort der Dienstleistung,
Art. 96 und Art. 97 – Registrierungspflicht für USt und USt-EU,
Art. 100 – Zusammenfassende Meldungen (VAT-UE).

Richtlinie 2006/112/EG des Rates vom 28. November 2006 über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem:

Art. 196 – Reverse-Charge-Verfahren.

Steuerstrafgesetzbuch (Kodeks karny skarbowy, Dz.U. 1999 Nr. 83 Pos. 930, m. sp. Ä.):

Art. 56 § 4 und Art. 61a – Sanktionen für unzutreffende Abrechnung bzw. Nichtabgabe von Erklärungen.