Metis Finanse | Spółka doradztwa podatkowego

Od 13 lipca 2025 r. zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej zawiera dodatkowe informacje istotne z punktu widzenia przedsiębiorcy. Nowe regulacje wprowadzają obowiązek wskazania wstępnej listy dokumentów i informacji oczekiwanych przez organ, a w przypadku kontroli planowej - również kategorii ryzyka. Zmiany znalazły odzwierciedlenie w nowym wzorze formularza ZAW-K, obowiązującym od 11 grudnia 2025 r.

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli – funkcja i znaczenie

Zawiadomienie nie jest wyłącznie formalnym uprzedzeniem o planowanej kontroli. Jego doręczenie uruchamia określone skutki prawne i daje podatnikowi czas na przygotowanie się do czynności organu podatkowego. Zgodnie z art. 282b Ordynacji podatkowej organ podatkowy co do zasady zawiadamia kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej. Kontrola może zostać rozpoczęta nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Jeżeli w tym terminie organ nie rozpocznie kontroli, konieczne jest ponowne zawiadomienie podatnika. Mechanizm ten ma charakter gwarancyjny. Pozwala przedsiębiorcy odpowiednio przygotować dokumentację, zweryfikować rozliczenia objęte zakresem kontroli oraz, w razie potrzeby, skorzystać ze wsparcia profesjonalnego pełnomocnika.

Dwa nowe elementy zawiadomienia

Najważniejsza zmiana polega na rozszerzeniu katalogu informacji, które przedsiębiorca powinien otrzymać jeszcze przed rozpoczęciem kontroli. Ustawodawca zdecydował się zwiększyć przejrzystość działań organów poprzez wskazanie dokumentacji, której organ wstępnie oczekuje, oraz kategorii ryzyka w przypadku kontroli planowych. Nowelizacja art. 282b § 4 Ordynacji podatkowej wprowadziła dwa nowe elementy zawiadomienia. Pierwszym jest wstępna lista dokumentów i informacji związanych z zakresem przedmiotowym kontroli, których udostępnienia oczekuje organ podatkowy. Drugim jest informacja o kategorii ryzyka, o której mowa w art. 47 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców, zamieszczana w przypadku kontroli planowej. Pozostałe elementy zawiadomienia pozostają bez zmian i obejmują m.in. oznaczenie organu podatkowego i kontrolowanego, datę i miejsce sporządzenia dokumentu, wskazanie zakresu kontroli, pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji oraz podpis osoby upoważnionej.

Wstępna lista dokumentów i informacji

Wprowadzenie wstępnej listy dokumentów ma przede wszystkim praktyczny wymiar. Przedsiębiorca powinien już na etapie otrzymania zawiadomienia wiedzieć, jakiego rodzaju dokumentacji organ będzie oczekiwał w związku z planowanymi czynnościami. Wstępna lista powinna pozostawać w związku z zakresem przedmiotowym kontroli. Może obejmować przykładowo ewidencje podatkowe, faktury, umowy, rejestry, zestawienia księgowe czy dokumentację dotyczącą określonych transakcji gospodarczych. Rozwiązanie to powinno ułatwić organizację kontroli i ograniczyć związane z nią obciążenia administracyjne. Podatnik może bowiem odpowiednio wcześniej zgromadzić dokumenty i przygotować osoby odpowiedzialne za ich przedstawienie. Jednocześnie określenie listy jako „wstępnej” ma istotne znaczenie prawne. Nie jest to zamknięty katalog dokumentów, których organ może zażądać. Jeżeli w toku kontroli pojawią się nowe okoliczności wymagające wyjaśnienia, organ może wystąpić o dodatkowe informacje lub dokumenty, o ile żądanie pozostaje w granicach prowadzonej kontroli i znajduje podstawę w przepisach prawa.

Zakres kontroli nadal ma kluczowe znaczenie

Wstępna lista dokumentów nie zastępuje określenia przedmiotu kontroli. Dla oceny prawidłowości działań organu podstawowe znaczenie nadal ma zakres kontroli wskazany w zawiadomieniu. Podatnik powinien zwrócić szczególną uwagę na to, jakiego podatku, okresu rozliczeniowego lub obowiązku podatkowego dotyczą planowane czynności. Następnie warto zestawić te informacje z dokumentami wskazanymi przez organ. Zakres kontroli wyznacza bowiem ramy czynności podejmowanych przez organ. W przypadku wątpliwości dotyczących związku określonego żądania z przedmiotem kontroli zasadne może być przeanalizowanie podstawy prawnej takiego żądania.

Informacja o kategorii ryzyka

Drugą istotną nowością jest obowiązek przekazania informacji o kategorii ryzyka w przypadku kontroli planowej. Rozwiązanie to zwiększa transparentność procesu typowania przedsiębiorców do kontroli i wiąże się z regulacjami ustawy – Prawo przedsiębiorców. Kategoria ryzyka jest elementem systemu planowania kontroli przedsiębiorców. Jej wskazanie w zawiadomieniu zapewnia podatnikowi dodatkową informację dotyczącą sposobu zakwalifikowania kontroli. Nie oznacza to jednak, że wskazanie określonej kategorii ryzyka jest równoznaczne ze stwierdzeniem naruszenia przepisów podatkowych. Kategoria ryzyka stanowi element analizy służącej planowaniu kontroli, a nie rozstrzygnięcie o istnieniu zaległości podatkowej czy nieprawidłowości w rozliczeniach. Należy również pamiętać o przepisach przejściowych. Informacja o kategorii ryzyka ma zastosowanie do planowych kontroli podatkowych wszczynanych od 1 stycznia 2026 r.

Nowy wzór formularza ZAW-K

Zmiany w Ordynacji podatkowej wymagały dostosowania formularza stosowanego przez organy podatkowe. Nowy wzór ZAW-K uwzględnia oba dodatkowe elementy zawiadomienia i obowiązuje od 11 grudnia 2025 r. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. w sprawie wzoru zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej zastąpiło wcześniejszy wzór określony rozporządzeniem z 19 lipca 2019 r. W nowym formularzu wyodrębniono część C, dotyczącą wstępnej listy dokumentów i informacji związanych z zakresem przedmiotowym kontroli, oraz część D, dotyczącą informacji o kategorii ryzyka. Część D stosuje się do planowych kontroli podatkowych wszczynanych od 1 stycznia 2026 r. Wprowadzenie nowego formularza ma charakter dostosowawczy, ale z perspektywy praktyki oznacza, że przedsiębiorca otrzymuje bardziej szczegółową informację jeszcze przed rozpoczęciem kontroli.

Korekta deklaracji przed wszczęciem kontroli

Moment otrzymania zawiadomienia może być również właściwym czasem na ponowną analizę rozliczeń podatkowych. Podatnik powinien zweryfikować, czy w zakresie objętym planowaną kontrolą nie występują błędy wymagające skorygowania. Zawiadomienie zawiera pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji. Możliwość ta może mieć istotne znaczenie praktyczne, jednak jej wykorzystanie powinno być poprzedzone oceną sytuacji podatnika. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości należy przeanalizować m.in. charakter błędu, okres, którego dotyczy, możliwość dokonania korekty oraz potencjalne skutki podatkowe i karnoskarbowe. W sprawach bardziej złożonych zasadne może być przeprowadzenie analizy przez doradcę podatkowego lub radcę prawnego specjalizującego się w prawie podatkowym.

Czy kontrola może rozpocząć się przed upływem 7 dni?

Co do zasady siedmiodniowy termin ma zapewnić podatnikowi czas na przygotowanie się do kontroli. Przepisy przewidują jednak możliwość wcześniejszego rozpoczęcia czynności, jeżeli kontrolowany wyrazi na to zgodę lub wystąpi z odpowiednim wnioskiem. Rozwiązanie to może być wykorzystywane w sytuacjach, w których podatnikowi zależy na możliwie szybkim przeprowadzeniu kontroli. Nie oznacza jednak obowiązku wyrażenia zgody na wcześniejsze wszczęcie. Standardowym rozwiązaniem pozostaje rozpoczęcie kontroli po upływie ustawowego terminu.

Kontrola bez wcześniejszego zawiadomienia

Obowiązek uprzedniego zawiadomienia nie ma charakteru bezwzględnego. Ordynacja podatkowa przewiduje sytuacje, w których organ może rozpocząć kontrolę bez wcześniejszego poinformowania podatnika. Wyjątki zostały określone przede wszystkim w art. 282c Ordynacji podatkowej i dotyczą sytuacji, w których wcześniejsze zawiadomienie mogłoby utrudnić realizację celu kontroli lub zachodzą szczególne okoliczności uzasadniające natychmiastowe podjęcie czynności. W takich przypadkach podatnik nie korzysta ze standardowego siedmio- do trzydziestodniowego okresu przygotowawczego wynikającego z art. 282b Ordynacji podatkowej.

Znaczenie zmian dla przedsiębiorców

Nowe regulacje zwiększają zakres informacji przekazywanych przedsiębiorcy przed rozpoczęciem kontroli, ale nie zmieniają podstawowej zasady, zgodnie z którą organ podatkowy powinien działać w granicach przyznanych mu ustawowo kompetencji. Wprowadzenie wstępnej listy dokumentów i informacji pozwala lepiej przygotować się organizacyjnie do kontroli. Z kolei wskazanie kategorii ryzyka zwiększa przejrzystość kontroli planowych. Jednocześnie żadnego z tych elementów nie należy utożsamiać z ograniczeniem możliwości organu do pozyskania dodatkowego materiału dowodowego w toku kontroli. Z punktu widzenia przedsiębiorcy otrzymanie zawiadomienia powinno być zatem impulsem do kompleksowej analizy sytuacji podatkowej. Warto zweryfikować zakres kontroli, przeanalizować wskazaną dokumentację, przygotować materiały źródłowe oraz ocenić prawidłowość rozliczeń objętych kontrolą.

Podsumowanie

Nowelizacja art. 282b Ordynacji podatkowej oraz wprowadzenie nowego wzoru ZAW-K zwiększają transparentność procesu kontroli podatkowej. Dla przedsiębiorców najistotniejsze znaczenie mają obecnie dwa dodatkowe elementy: wstępna lista dokumentów i informacji oraz – w przypadku kontroli planowej – informacja o kategorii ryzyka. Zmiany należy postrzegać przede wszystkim jako wzmocnienie informacyjnej funkcji zawiadomienia. Przedsiębiorca otrzymuje więcej danych pozwalających przygotować się do kontroli, choć jednocześnie wstępna lista dokumentów nie stanowi zamkniętego katalogu materiałów, których organ może żądać w toku czynności.

W praktyce prawidłowa analiza zawiadomienia może mieć istotne znaczenie dla dalszego przebiegu kontroli. Podatnik powinien zweryfikować nie tylko sam fakt planowanej kontroli, lecz przede wszystkim jej zakres, wskazane dokumenty, kategorię ryzyka – jeżeli znajduje zastosowanie – oraz możliwość podjęcia działań jeszcze przed rozpoczęciem czynności kontrolnych.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie wzoru zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowe (Dz. U. poz. 1748).

Ustawa z dnia 21 maja 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego (Dz. U. poz. 769).