Metis Finanse | Spółka doradztwa podatkowego

Z dniem 1 stycznia 2026 r. ma wejść w życie nowe rozporządzenie ministra finansów zatytułowane: Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2025 poz. 1299). Wprowadza ono – przede wszystkim – obowiązek prowadzenia KPiR w formie elektronicznej oraz dostosowania wzoru księgi do nowych warunków.
Zmiany są efektem m.in. nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT): art. 24a ust. 1e i 1f oraz art. 24a ust. 7. Wskazują one, że prowadzenie KPiR od 2026 r. ma odbywać się w sposób umożliwiający wymianę danych elektronicznych oraz pełną cyfryzację procesu.

Kluczowe zmiany w zakresie prowadzenia KPiR

1. Obowiązek prowadzenia KPiR w formie elektronicznej

Od 1 stycznia 2026 r. podstawową formą prowadzenia księgi będzie forma elektroniczna, przy użyciu programu komputerowego – papierowa forma przestaje być standardem.

Dodatkowo doprecyzowano terminy:

od 1 stycznia 2026 r. – obowiązek obejmuje podatników składających JPK_V7M,
od 1 stycznia 2027 r. – wszystkich pozostałych podatników.

Wyjątki przewidziano dla pewnych grup podmiotów (m.in. osoby działające na podstawie umów agencyjnych lub zleceń, duchowni, którzy nie stosują ryczałtu) – choć i tu specyfika może się różnić.

2. Nowy obowiązek przesyłania plików JPK

Po zakończeniu roku podatkowego przedsiębiorca będzie musiał przesłać do urzędu skarbowego:

JPK_PKPIR – całą elektroniczną księgę,
JPK_ST – ewidencję środków trwałych i WNiP.

Pierwszy obowiązek złożenia JPK_PKPIR nastąpi w 2027 roku za rok podatkowy 2026.

3. Nowy wzór KPiR oraz dodatkowe kolumny

Nowe rozporządzenie modyfikuje wzór KPiR – liczba kolumn zwiększa się z 17 do 19, m.in. poprzez dodanie:

numeru faktury w KSeF (kol. 3),
NIP kontrahenta (kol. 5),
nazwy/imięcia i nazwiska kontrahenta (kol. 6),
adresu kontrahenta (kol. 7).

Dzięki temu możliwa będzie dokładniejsza ewidencja i lepszy nadzór nad poprawnością zapisów podatkowych.

Uwaga: jeżeli podatnik wpisze NIP, nie musi wypełniać nazwy i adresu.

4. Nowe przepisy likwidują pewne dotychczasowe uproszczenia:

Zniknie możliwość prowadzenia uproszczonej KPiR przez rolników prowadzących działalność gospodarczą z przychodem do 10 000 zł rocznie,
Zostanie zniesiony obowiązek wskazania miejsca przechowywania KPiR i dowodów księgowych w rozporządzeniu – obowiązki te będą wynikały z innych przepisów (np. z Ordynacja podatkowa),
Zostaną zawężone – lub wyeliminowane – niektóre kategorie dowodów księgowych dopuszczalne dotychczas (np. dzienne zestawienia faktur lub zestawienia sprzedaży jako podstawy zapisu),

zniknie możliwość dokumentowania zakupów paragonami bez NIP (od 2026 r. konieczne będą faktury uproszczone).

5. Zmiany w terminach i sposobie dokonywania zapisów

Z nowych przepisów wynika konieczność szybszego i dokładniejszego wprowadzania danych:

Przychody:

na podstawie faktury lub raportu fiskalnego muszą być wpisane najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu,
dowody wewnętrzne – raz dziennie, najpóźniej przed rozpoczęciem działalności dnia następnego,
zestawienie sprzedaży – do 20. dnia miesiąca następnego, jedna pozycja na koniec miesiąca.

Wydatki:

zgodnie z zasadami kosztów uzyskania przychodów w ustawie o PIT.

6. Zmiany dotyczące materiałów powierzonych i ich ujęcia

Przepis dotyczący materiału powierzonego (według dotychczasowego rozporządzenia) został usunięty – w praktyce oznacza to, że materiał powierzony podatnikowi nie zostaje automatycznie uznany za koszt (jeśli nie został wykazany jako nabycie), a jego ewentualne ujawnienie w spisie z natury jako „towary obce”.

7. Spis z natury – mniej formalności

Od 2026 r.:

nie ma obowiązku podpisów osób sporządzających,
wystarczy podpis właściciela lub wspólników,
w KPiR ujmowana jest wyłącznie wartość spisu.

8. Korekty raportów fiskalnych – nowe podejście

Korekty raportów fiskalnych:

będą dokonywane wyłącznie na dowodach wewnętrznych,
nie będą już opisywane na odwrocie raportów.

Co powinni zrobić podatnicy i biura rachunkowe?

Aby płynnie przejść na nowe zasady prowadzenia KPiR od 2026 r., warto rozważyć następujące kroki:

Przegląd obecnych systemów księgowych – sprawdzenie, czy oprogramowanie używane dotychczas spełni wymagania elektronicznej formy KPiR oraz czy może być dostosowane do nowego wzoru (np. dodanie nowych kolumn, integracja z KSeF).
Wdrożenie elektronicznej formy prowadzenia KPiR – jeżeli dotychczas księga była prowadzona papierowo lub w arkuszu Excel, konieczne będzie przejście na program komputerowy.
Zaktualizowanie procedur wewnętrznych – m.in. określenie nowych terminów wpisów, rezygnacja z niektórych uproszczeń (np. zbiorczych zestawień), zmiany w procedurze dokumentowania materiałów powierzonych.
Szkolenie pracowników i serializacja procesów – szczególnie w biurach rachunkowych i działach księgowości, aby uniknąć pomyłek w pierwszym roku obowiązywania nowych przepisów.
Śledzenie komunikatów i wytycznych ministerstwa finansów – ponieważ implementacja może wymagać także dostosowania do konkretnych wymogów technicznych lub interpretacyjnych.

Podsumowanie

Wchodzące w życie od 1 stycznia 2026 r. nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR to istotna zmiana dla uproszczonej księgowości w przedsiębiorstwach. Przejście na formę elektroniczną, nowy wzór księgi, zmienione terminy i zasady dokumentowania to tylko najważniejsze elementy tej reformy. Warto, by podatnicy oraz biura rachunkowe już dziś rozpoczęły przygotowania – by uniknąć pośpiechu i potencjalnych błędów w dniu wejścia w życie nowych przepisów.

Podstawy prawne

Warto wskazać najważniejsze akty prawne, które stanowią ramę dla omawianych zmian:

ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) — art. 24a ust. 1e, 1f oraz ust. 7.
Rozporządzenie ministra finansów: Rozporządzenie z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2025 poz. 1299) — z dniem wejścia w życie 1 stycznia 2026 r.
Dotychczasowe rozporządzenie: Rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2019 poz. 2544 ze zm.) – które zostanie zastąpione.