Metis Finanse | Spółka doradztwa podatkowego

З 1 січня 2026 року набирає чинності нове постановлення міністра фінансів під назвою: Постановлення Міністра Фінансів і Господарства від 6 вересня 2025 року щодо ведення податкової книги доходів і витрат (Dz. U. 2025 poz. 1299). Воно вводить, перш за все, обов'язок ведення КПіР у електронній формі та адаптації зразка книги до нових умов.
Зміни є наслідком, зокрема, новели закону про податок на доходи фізичних осіб (ПДФО): ст. 24а п. 1е та 1ф, а також ст. 24а п. 7. Вони вказують, що ведення КПіР з 2026 року має відбуватися у спосіб, що дозволяє обмін даними в електронному вигляді та повну цифровізацію процесу.

Ключові зміни в сфері ведення КПіР

1. Обов'язок ведення КПіР в електронній формі

З 1 січня 2026 року основною формою ведення книги буде електронна форма, з використанням комп'ютерної програми – паперова форма перестає бути стандартом.

Додатково уточнено терміни:

з 1 січня 2026 року – обов'язок охоплює платників, які подають JPK_V7M,
з 1 січня 2027 року – всіх інших платників.

Виключення передбачено для певних груп суб'єктів (зокрема, осіб, які діють на підставі агентських або підрядних договорів, духовенства, яке не застосовує фіксований податок) – хоча й тут специфіка може відрізнятися.

2. Новий обов'язок надсилання файлів JPK

Після закінчення податкового року підприємець буде зобов'язаний надіслати до податкової служби:

JPK_PKPIR – всю електронну книгу,
JPK_ST – облік основних засобів та нематеріальних активів.

Перший обов'язок подачі JPK_PKPIR відбудеться в 2027 році за податковий рік 2026.

3. Новий зразок КПіР та додаткові колонки

Новий закон модифікує зразок КПіР – кількість колонок збільшується з 17 до 19, зокрема, шляхом додавання:

номера рахунку в KSeF (кол. 3),
РНК контрагента (кол. 5),
назви/імені та прізвища контрагента (кол. 6),
адреси контрагента (кол. 7).

Це дозволить здійснити більш точний облік та краще контролювати правильність податкових записів.

Увага: якщо платник введе РНК, він не повинен заповнювати назву та адресу.

4. Нові положення скасовують певні існуючі спрощення:

Припиняється можливість ведення спрощеного КПіР для фермерів, які ведуть господарську діяльність з доходом до 10 000 злотих на рік,
Скасовується обов'язок вказати місце зберігання КПіР та бухгалтерських документів у постановленні – ці обов'язки будуть виникати з інших положень (наприклад, з Податкового кодексу),
Будуть звужені – або усунені – деякі категорії бухгалтерських документів, які були допустимі раніше (наприклад, денні звіти рахунків або звіти продажів як основа запису),

припиняється можливість документувати покупки чеками без РНК (з 2026 року потрібні будуть спрощені рахунки).

5. Зміни в термінах та способі ведення записів

З нових положень випливає необхідність швидшого і точнішого введення даних:

Доходи:

на основі рахунку або фіскального звіту повинні бути записані не пізніше 20-го числа місяця, що слідує за місяцем отримання доходу,
внутрішні документи – один раз на день, найпізніше перед початком діяльності наступного дня,
зведення продажів – до 20-го числа наступного місяця, одна позиція на кінець місяця.

Витрати:

відповідно до принципів витрат на отримання доходів у законі про ПДФО.

6. Зміни, що стосуються матеріалів, що передані та їх обліку

Положення щодо матеріалу, що передається (згідно з попереднім постановленням) було скасовано – на практиці це означає, що матеріал, переданий платнику, не вважається автоматично витратами (якщо не був зазначений як придбання), а його можливе відображення в опису як "чужі товари".

7. Список з природи – менше формальностей

З 2026 року:

немає обов'язку підписів осіб, які складають,
достатньо підпису власника або партнерів,
в КПіР відображається лише вартість списку.

8. Корекція фіскальних звітів – новий підхід

Корекції фіскальних звітів:

будуть здійснюватися виключно на внутрішніх документах,
не будуть більше описуватися на звороті звітів.

Що повинні зробити платники і бухгалтерії?

Щоб плавно перейти на нові правила ведення КПіР з 2026 року, варто розглянути наступні кроки:

Огляд існуючих бухгалтерських систем – перевірка, чи використане програмне забезпечення відповідає вимогам електронної форми КПіР і чи може бути адаптоване до нового зразка (наприклад, додавання нових колонок, інтеграція з KSeF).
Впровадження електронної форми ведення КПіР – якщо раніше книга велася паперово або в Excel, буде необхідно перейти на комп'ютерну програму.
Оновлення внутрішніх процедур – зокрема, визначення нових термінів записів, відмова від деяких спрощень (наприклад, зведених звітів), зміни в процедурі документування матеріалів, що передані.
Навчання працівників і серіалізація процесів – особливо в бухгалтеріях і відділах бухгалтерського обліку, щоб уникнути помилок у перший рік дії нових положень.
Слідкування за повідомленнями та рекомендаціями міністерства фінансів – оскільки реалізація може вимагати також адаптації до конкретних технічних або інтерпретаційних вимог.

Підсумок

Нові положення, що набирають чинності з 1 січня 2026 року, є суттєвою зміною для спрощеного бухгалтерського обліку в підприємствах. Перехід на електронну форму, новий зразок книги, змінені терміни та правила документування – це лише найважливіші елементи цієї реформи. Варто, щоб платники та бухгалтерії вже сьогодні розпочали підготовку – щоб уникнути поспіху та потенційних помилок у день набрання чинності нових положень.

Правові основи

Варто вказати найважливіші правові акти, які становлять рамки для обговорюваних змін:

закон про податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) — ст. 24а п. 1е, 1ф та п. 7.
Постановлення міністра фінансів: Постановлення від 6 вересня 2025 року щодо ведення податкової книги доходів і витрат (Dz. U. 2025 poz. 1299) — з дня набрання чинності 1 січня 2026 року.
Попереднє постановлення: Постановлення Міністра Фінансів від 23 грудня 2019 року щодо ведення податкової книги доходів і витрат (Dz. U. 2019 poz. 2544 зі змінами) – яке буде замінено.